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E-Mail-Postfach überlaufen? Diese Schritte sind sinnvoll

Ordnung zu halten ist eine Tugend, die wesentlich dazu beiträgt, den Überblick zu behalten und Dinge anzugehen, die einem wichtig sind. Im analogen Alltag ist das gerade in den eigenen vier Wänden wichtig, denn Schränke, Kommoden, Schubladen und Co. bieten massig Platz, um Unnützes aufzuheben und ein Ausmisten somit nur hinauszuzögern. Wenn es jedoch um die digitale Kommunikation geht, in deren Mittelpunkt das E-Mail-Postfach steht, braucht es System und Planung. Dabei müssen Sie nicht zwangsläufig viele E-Mails löschen, sondern sich nur eines Ordnungssystems bedienen, welches Ihnen den Überblick über alle relevanten Vorgänge bietet.

Tipp 1: Auf ein größeres E-Mail-Postfach aufstocken

Das E-Mail-Postfach sollte dem Bedarf entsprechend ausgelegt sein, was bedeutet, dass ein effektives Mailprogramm die absolute Grundvoraussetzung darstellt. LANSOL bietet Ihnen mit Zyan Office ein bewährtes System, mit welchem Sie Ihre E-Mails effektiv und von jedem beliebigen Zugangspunkt weltweit verwalten, Aufgaben planen, Kalender pflegen und Kontakte sichern. Testen Sie Zyan Office jetzt kostenlos und überzeugen Sie sich von einem modernen, leistungsfähigen Produktumfang. Wir bieten Ihnen in der kostenfreien Variante zyanMAIL FREE insgesamt 5 GB Postfachspeicher, 500 MB in der Cloud, Antispam Premium & Antivirus sowie einen zweifachen DDoS-Schutz. Für einen höheren Bedarf können Sie auf 10 GB, 25 GB oder 50 GB Postfachspeicher wechseln. Mit Zyan Office von LANSOL haben Sie eine kostengünstige Alternative gegenüber dem eigenen, kostenintensiven Betrieb eines serverbasierten Mailsystems. Tägliche Backups, eine SSL-gesicherte Verbindung sowie eine leistungsstarke Firewall sichern Ihre private wie geschäftliche Kommunikation rundum ab.

Tipp 2: E-Mails archivieren, um das Postfach aktuell zu halten

E-Mails, die seit Jahren im Postfach liegen und oftmals nur aus nostalgischen Gründen aufbewahrt werden, verstopfen E-Mail-Postfächer regelmäßig. Einfach löschen wäre keine gute Idee, denn wie alte Briefe haben derartige E-Mails einen oftmals sentimentalen Wert für denjenigen, der sie aufbewahrt. Vieles, was im Verborgenen scheint, bleibt so auch in Zukunft sichtbar. Eine adäquate Lösung für dieses Problem stellt die Archivierung entsprechender E-Mails dar. Archivierte Nachrichten sind nicht mehr im Mailspace hinterlegt, sondern anderweitig gespeichert und machen damit Platz für neue Nachrichten. Hierfür empfiehlt sich z.B. ein leistungsstarker Cloud-Speicher. Programme wie Outlook haben einfach bedienbare Funktionen, um ganze Postfächer zu speichern und in einem Dateiformat zu hinterlegen, das zu einem späteren Zeitpunkt problemlos wieder in ein kompatibles Programm importiert werden kann. Wir beraten Sie bei weitergehenden Fragen dazu gerne.

Tipp 3: Filter verwenden, um eingehende E-Mails direkt zu sortieren

Längst nicht alle E-Mails, die so im Laufe eines Tages in Ihr Postfach gesendet werden, sind relevant. Ein effektives Vorgehen wäre es daher, direkt zu entscheiden, welche Nachrichten erhalten bleiben und welche wiederum nicht. Filter helfen dabei, eine Art Vorsortierung vorzunehmen, um Spam, unliebsame Werbemails, Kettennachrichten und Co. zu löschen. Hierzu werden vorab Suchbegriffe definiert, die etwa Spam markieren oder relevante Nachrichten mit dem Schlüsselwort „Rechnung“, „Bestellung“, etc. in den entsprechenden Ordner sortieren. Hinweis: Eine solche Vorabsortierung sollte aber in jedem kurz überprüft werden, denn ein vollautomatisches Löschen wäre aufgrund einer fehlerhaften Zuteilung eher ein Problem.

Tipp 4: Wiederkehrende Nachrichten erkennen und abstellen

Je nach Grad der Onlineaktivitäten kann es vorkommen, dass über 50 Prozent der eingehenden Nachrichten aus Werbenachrichten, Newslettern und dergleichen stammen. Die Anmeldung in einem Shop, die Übernahme vorgefertigter Datenschutzeinstellungen und dergleichen führen dazu, dass das E-Mail-Postfach schnell zugemüllt wird. Hier kommt häufig in regelmäßigen Abständen E-Mail-Werbung – nutzen Sie die Gelegenheit, um unwichtige Verteiler zu erkennen und Ihre E-Mail-Adresse daraus abzumelden. Der Link dazu befindet sich meist im Footer der E-Mail.

Ordnung ist die halbe Miete – Abschließende Anmerkungen

Eine konstant hohe Flut an E-Mails kann schnell demotivieren und damit den Blick auf unwichtige Nachrichten richten, was Ihre Zeit zusätzlich verringert. Ordnung im Umgang mit E-Mails, ob privat oder geschäftlich, ist daher absolute Voraussetzung für einen effektiven Umgang mit diesem Kommunikationsmittel. Vielfach helfen technische Hilfsmittel, wie Filter, Spamordner und dergleichen, um das Gröbste auszumisten. Mit unseren Tipps halten Sie Ihr E-Mail-Postfach jederzeit aktuell und sauber, durch zusätzliche Backups machen Sie alte Nachrichten gleichermaßen auf anderen Speichermedien verfügbar.

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